Algemene voorwaarden
De voorwaarden waaronder aan Edubuild Summit 2024 kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnamevoorwaarden, het ‘Algemeen Reglement voor deelneming aan, door, of in samenwerking met Easyfairs Gent georganiseerde activiteiten’, hierna genoemd ‘Algemeen Reglement’, alsmede het reglement van inwendige orde van Flanders Expo Gent.
Organisatie en locatie
Organisatie
Edubuild Summit is een organisatie van Expocom bv in samenwerking met OOLA media bv.
Locatie kantoor: OOLA media bv, Izegemsestraat 60 8800 Roeselare
Locatie hoofdzetel: Expocom bv, Veldemeersdreef 3 9880 Aalter
Locatie en tijdstip
Locatie: Flanders Expo Gent, hal 3
Datum: donderdag 28 november 2024
Openingsuren: 9u00 - 17u00
Telefoon: +32 2 669 78 00
E-mail: erwin@oola.be
Exposanten en bezoekers
Exposanten
Exposanten op Edubuild Summit zijn fabrikanten, invoerders, agenten, leveranciers en verdelers van producten, technieken en diensten actief in de sectoren van bouw, renovatie, inrichting, onderhoud & uitrusting voor gebouwen van onderwijsinstellingen. De deelnemers zijn verplicht de aard en de merken van de goederen die zij zullen tentoonstellen of diensten waarmee zij aan Edubuild Summit 2024 zullen deelnemen, te vermelden.
Uw inschrijving via het deelnameformulier is bindend. Het enige criterium dat hiervoor geldt is het volledig ingevuld officieel deelnameformulier via het aparte document in PDF. De organisator contacteert - bij het vaststellen van eventuele onregelmatigheden - automatisch de exposant. Na officiële inschrijving krijgt de exposant toegang tot het online beurshandboek, waarin alle praktische en technische informatie vermeld staat met betrekking tot deelname. Ook kunnen via het beurshandboek bestellingen geplaatst worden waaraan eventueel extra kosten verbonden zijn. De bestelling via het online beurshandboek geldt als een bindende overeenkomst
Bezoekers
Edubuild Summit is enkel toegankelijk voor een professioneel publiek actief in de sectoren van bouw, renovatie, inrichting, onderhoud & uitrusting voor gebouwen van onderwijsinstellingen. Particulieren en/of groot publiek worden niet toegelaten. Bezoekers worden uitgenodigd door de organisatie en door deelnemende exposanten. Elke bezoeker kan zich op voorhand online registreren om de beurs gratis te bezoeken.
Huurprijzen standplaatsen
Alle inschrijvingen gebeuren volgens de standmodules zoals officieel vermeld. Elke deelnemer maakt een keuze uit één van twee all-in standmodules: module A = 16m2 (€ 3.750 ex. btw) of module B = 32m2 (€ 5.950 ex. btw). In bovenvermelde prijs is, naast de naakte oppervlakte, ook inbegrepen: de standenbouw met 2 wanden en 2 open zijden, tapijt, stroomaansluiting, multistopcontact, verlichting, meubilair, bedrukking achterwand op panelen, flatscreen 40 inch, verzekering, beveiliging en wifi.
Betaling
Na inschrijving ontvangt de exposant de factuur voor deelname aan Edubuild Summit 2024. De betaling van alle facturen naar aanleiding van deelname aan Edubuild Summit hebben een betalingstermijn van 8 dagen en moet voltooid zijn voor opening van de beurs. Alleen zo kan de organisatie een vlotte opbouw van de stand garanderen. Indien de betaling niet ontvangen werd voor 01/11/2024, kan de organisatie een deelnemer de toegang tot de stand ontzeggen. Alle betalingen dienen te geschieden op het rekeningnummer BNP Paribas Fortis - IBAN: BE17 0016 4454 9821 - BIC: GEBABEBB op naam van Expocom bv.
Annulatie
In geval van annulatie van de gehuurde oppervlakte vóór opening van de vakbeurs, of bij het niet komen opdagen tijdens de vakbeurs, zal de totaliteit van de huurprijs betaald moeten worden, inclusief éénmalige vaste kosten. Betaalde voorschotten kunnen in geen enkel geval teruggevorderd worden. De annulatie dient bewezen te worden door het voorleggen van de aangetekende zending of via e-mail. Bij betwisting is enkel de rechtbank van Brugge territoriaal bevoegd.
Ingebruikneming & ontruiming der standplaatsen
De ingebruikneming van de standplaatsen voor standenbouw en inrichting kan gebeuren op woensdag 27/11/2024 tussen 12u00 en 22u00. De stand dient volledig afgewerkt te zijn op donderdag 28/11/2024 om 9u00. Het is niet toegelaten voor exposanten om de stand, panelen of aanhorende publiciteit hoger te maken dan 2,5m. De ontruiming van de standplaatsen en het verwijderen van materiaal moet gebeuren na afloop van de vakbeurs op donderdag 28/11/2024 tussen 17u00 en 24u00.
Inbreuken
Bij inbreuk op bovenvermelde voorwaarden kunnen de inrichters de toegezegde en op voorhand betaalde standplaats weigeren. Ingeval de stand reeds zou zijn aangebracht en ingericht, zullen de organisatoren van de vakbeurs het recht hebben onmiddellijk deze stand te doen verwijderen en dit op kosten van de overtreder van bovenvermelde voorwaarden, zonder dat de deelnemer-exposant enig recht heeft op schadevergoeding of terugbetaling van de gestorte sommen.